商業租賃系統

概述

商業租賃系統對項目從最初租賃資源劃分到業態規劃、品牌及商家規劃進行管理。在運營期的招商階段,通過規劃方案鎖定目標客商,從而制定跟進計劃。系統通過有效的跟進策略輔助招商人員完成從最初接觸客商到最后與客商達成合作意向,簽訂租賃合同,直至幫助商戶按照合同約定按時進場按時完成裝修的工作。在項目運營期,通過系統對各類租賃合同進行管理,幫助用戶自動化計算復雜的租金及費用,并打印各類交費通知,對租戶進行交費的催辦,讓繁瑣的日常工作變的簡單。

重點功能介紹

資源管理:

租賃資源管理:按項目對房產進行集中管理,包括房產資源的劃入劃出、面積錄入;允許批量或者單個設置各個房產的產品類型,比如是商鋪還是廣告位;設置各個商鋪的規劃類型,比如是作為主力店還是專賣店。

品牌評價管理:按業態分類以及合作情況對集團下的所擁有所有品牌資源進行分類管理,實現集團范圍內共享品牌資源,最大限度利用品牌資源。通過記錄品牌包括品牌業態、品牌定位、品牌特征、對承租物業的要求、其他項目中該品牌的經營信息、合作記錄以及對品牌評價等,全面展示品牌信息,提高集團對品牌庫管理的要求。通過品牌和客商之間的關聯關系,可以直接通過品牌查看到對應品牌的經營方,可能是原廠,也可能是代理商或者是加盟商,為招商人員找到合適的洽談對象,大大降低了對初級招商人員的能力要求,同時也提高了招商效率。

客商管理:按業態分類及合作情況對客商資料實行跨項目管理,在整個集團或公司范圍內共享客商資源,最大限度利用客商資源。通過記錄客商聯系信息、經營信息、聯系人信息、以往的合作信息和對客商的歷次跟進記錄,以及客商評價管理等,全面展示客商的信息。通過客商和品牌之間的經營關系,可以直接查看到客商所經營的所有品牌。除了以公司名義租賃物業外,還會有以個人名義租賃物業的場景,尤其在公寓,或者入住寫字樓的公司在還未注冊時。個人承租的客戶在記錄信息上會和公司存在一定的差異,系統能夠提供對個人客戶的信息記錄。

招商代理管理:對中介和招商代理信息進行集中管理,包括代理商基本信息、聯系人、代理商跟進記錄以及合作等關鍵信息。

招商管理:

租賃政策管理:根據不同的租賃資源,為單個或者多個房產制定對應的近三年的租金底價。每次制定的租賃政策都需要走對應的審批流程,只有審批通過并執行后,對應房產制定的租賃政策才能生效,結合預算指導合同簽約。合同簽訂的前提是該資源必須進行業態規劃。針對已有政策審批記錄查詢,同時可以新增或者調整指定資源的租賃政策。

租控管理:主要通過平面圖形展示的方式,直觀體現項目中每個樓層的情況。可以通過平面圖直接進行業務查詢及業務辦理。平面圖通過不同的顏色區分樓層中各商家的業態分布情況;可以按不同圖標展示各商鋪目前的招商進展和進場裝修進展。可以針對不同招商進度的商鋪,在圖形上辦理相關的業務,比如洽談的商鋪可以直接簽訂合同;簽約和裝修的商鋪,可以辦理相應的進場裝修服務進程(如接鋪、裝修方案已通過、開業、收鋪等)

洽談跟進:記錄完整、全面的洽談跟進信息,包括客商信息、客商聯系信息、客商的經營信息、洽談的機會信息、客商對項目的需求信息、每次洽談跟進的詳細記錄。針對本次洽談的客戶,也會展示其以往在其他項目或其他機會中的跟進歷史,以往的報價記錄,已經簽訂的意向書或者租賃合同等。系統通過預設的跟進策略提示業務人員下次應該在什么時間做什么工作,幫助提升跟進效率和成功率,最終實現和客商簽約。

跟進追訪:招商經理統計業務員的招商情況;重點關注近期需跟進和逾期未跟進的客戶資源。

跟進記錄查詢:查詢對應項目的所有機會。

客商分配:招商經理可以根據業務員的招商情況,判斷是否需要重新指定對應客商或機會的業務員。

租約管理:

意向書臺賬:查詢項目下所有的招商意向書明細及審批記錄。

合同臺賬:分項目管理與租戶簽訂的租賃合同,并最終通過審批流程完成合同的簽訂、打印與執行,并自動生成租期內租戶需要繳納租金及相應費用的應收賬單。系統能夠滿足目前行業內絕大多數租賃合同的條件約定,比如按固定租金收取租金,保底抽成模式計算租金,按照營業額抽成計算租金;營業額抽成允許按照不同商品品牌的營業額計算抽成,也可以按照營業額的不同區間分別按照不同比例計算抽成等等。

租金及費用調整:在經營過程中根據實際情況對合同下的租金及其它費用的應收進行減免、增加等調整。

變更&結算查詢:根據實際業務需要,對正在執行的合同完成相應的業務變更,并通過審批流程完成變更。包括租戶的更名、租戶提前退租、合同終止后解除合同、減免租金、以及變更已有的租賃條件,包括租金、租期等。涉及到租期、租金等與租金約定相關的變更,在審批通過執行后會重新計算應收租金。

逾期管理:對系統中沒有及時辦理的關鍵業務按項目進行業務提醒,并通過短信、郵件等手段進行催辦。主要包含對意向書簽約后逾期未簽合同、逾期未繳納或交清定金與保證金、合同簽訂后租戶逾期未進場、逾期未繳或繳清租金及費用、合同即將到期還未確認是否續租、合同到期后還未辦理退場結算等的業務提醒。

租賃服務:

服務概況:按項目可視化查詢對應樓層的商鋪進場裝修進展和招商進展。

進退場服務:對租戶在簽訂合同后接鋪到進場裝修到開業全過程進行管理,能夠對各個租戶對目前在進場裝修過程中所處的階段及時進行掌握,保證項目的順利開業。系統主要通過對租戶提交的裝修方案進行審核、對裝修過程中產生的費用進行收付處理、對物業裝修前的原樣進行記錄、并對最終裝修驗收的結論進行記錄。

計量表維護:在合同下進行計量表的新增、更換、刪除等維護。

經營管理:

商家營業額管理:分不同項目對項目承租客商進行營業額的集中管理,通過提供POS系統接口與EXCEL導入的方式,滿足對集中收銀和獨立收銀商家的營業額管理,系統會記錄每個客商每天每種商品分類營業額的匯總。

營業額抽成管理:在每個記賬月份內,對項目中所有需要計算營業抽成的客商進行營業抽成的計算并通過審批流程進行確認。由于客商的原始營業額數據不能直接作為計算營業額抽成的依據,因為可能會存在多個商家共用POS機或者需要客商的稅后營業額來計算抽成,所以系統將計提營業額作為計算客商營業額抽成的基礎。

營業額及抽成變更:在需要對客商營業額數據進行調整時,也能通過審批流程對客商營業額進行變更,確保對客商營業額記錄的準確和及時性。

財務管理:

票據管理:提供財務人員對票據的登記、領用、作廢及核銷的統一管理流程,且與實際財務單據相關聯,實現票據單據對應一體化,方便財務人員進行系統性操作。

費用錄入:對客戶租賃物業單元內的水、電、空調、煤氣等計量表的集中管理,對于不同計量表的信息管理記錄包括計量表初始信息、表倍率的設置、分段式收費的設置、總表戶表的分攤關系等等。

收支管理:用于在租賃業務中滿足財務部門對各類款項的收支相關業務的處理。主要以意向書或者合同為線索,對租賃業務中產生的各類費用進行集中管理,并能在每個記賬月份內,對其所有應繳費用打印收費通知單。對于沒有及時繳納租金或者費用的客商,系統會自動計算滯納金,并能通過審批流程完成滯納金的減免及結轉業務。系統根據租賃業務特點,在處理收款業務時,采用一對一或者一對多的“點收”方式。對于收款單據,系統根據客戶實際業務需求,能夠進行換票或者跨越換票的處理;對于實收的款項,也能進行轉賬、退款等業務辦理。

憑證管理:財務人員在進行日常收支處理時,能夠根據需求對單據或者對各類款項明細進行查詢。

財務接口設置:通過在系統中配置滿足客戶實際需求的的財務帳套、會計科目、輔助核算、憑證規則等,將系統處理的各類收付款業務數據,以憑證的方式,通過財務接口導入到財務系統中進行處理。

報表分析:

從公司-項目提供不同管理層級和經營視角的報表統計分析。包括:招商類:出租率分析、面積統計、坪效分析等;經營類:收租率分析;財務類:合同臺賬、欠款分析、賬齡分析等。

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